Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 30 octobre 2026

Les présentes conditions d'utilisation (les « Conditions ») régissent votre utilisation de l'application KalooK (l'« Application »), exploitée par 9577-1002 Québec inc. (l'« Exploitant »). En créant un compte ou en utilisant l'Application de quelque façon que ce soit, y compris pour répondre à un sondage sans créer de compte, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions. Si vous n'acceptez pas ces Conditions, veuillez ne pas utiliser l'Application.

1. Description du service

KalooK permet à un utilisateur (l'« organisateur ») de créer un sondage afin de déterminer une date, une heure ou une option préférée (par exemple un lieu ou une activité) parmi un groupe de personnes (les « répondants »). Un répondant peut voter sur un sondage sans créer de compte. L'accès complet aux fonctionnalités de création de sondages est offert sur abonnement payant. Une organisation peut aussi s'abonner pour ses membres et utiliser KalooK-RDV (prise de rendez-vous) et KalooK-Salles (réservation de salles); la section 5 s'applique alors.

2. Admissibilité et comptes

Il faut avoir 14 ans ou plus pour créer un compte. Une personne de moins de 14 ans ne peut répondre à un sondage qu'avec le consentement d'un parent ou d'un tuteur. En créant un compte, vous garantissez que les renseignements fournis (notamment votre adresse courriel) sont exacts et vous êtes responsable de maintenir la confidentialité de votre mot de passe et de toute activité effectuée à partir de votre compte.

3. Contenu que vous partagez

Vous demeurez responsable du contenu que vous soumettez dans l'Application, y compris le titre, la description et le lieu d'un sondage, les dates et options proposées, ainsi que les noms et adresses courriel des personnes que vous invitez. En invitant une personne à répondre à un sondage, vous confirmez avoir le droit de communiquer ses coordonnées à l'Exploitant aux fins de cette invitation, et vous vous engagez à ne pas soumettre de contenu illégal, diffamatoire, trompeur ou portant atteinte aux droits d'un tiers.

4. Abonnement et paiement

La création de sondages est offerte sur abonnement payant, dont les frais sont facturés périodiquement par l'entremise de notre fournisseur de traitement de paiement, Stripe. L'Exploitant ne conserve ni ne traite directement les renseignements de votre carte de paiement. Sauf indication contraire au moment de l'achat, votre abonnement se renouvelle automatiquement jusqu'à son annulation. Vous pouvez annuler votre abonnement en tout temps à partir de votre compte; l'annulation prend effet à la fin de la période déjà payée.

5. Organisations : traitement des renseignements pour leur compte

La présente section s'applique lorsqu'une organisation (entreprise, organisme ou établissement) s'abonne pour ses membres ou utilise KalooK-RDV ou KalooK-Salles (l'« Organisation »). Elle constitue le mandat écrit prévu à l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Un contrat signé avec l'Organisation, s'il en existe un, prévaut en cas de conflit. • Renseignements visés : les renseignements personnels que l'Organisation verse dans les Services ou y fait recueillir, soit les noms, courriels et rôles de ses membres, les invitations et demandes d'adhésion, ses modèles de courriel, les inscriptions et rendez-vous de KalooK-RDV et les réservations de KalooK-Salles. Le compte personnel d'un membre et les sondages qu'il crée lui appartiennent et restent régis par le reste des présentes Conditions. Les administrateurs de l'Organisation voient le prénom, le nom, le courriel et le statut de ses membres, mais ni leurs sondages ni leurs contacts. • Responsabilités de l'Organisation : elle demeure responsable de ces renseignements. Elle s'assure d'avoir le droit de les recueillir et de nous les communiquer, informe les personnes concernées, et n'y inscrit aucun renseignement de santé ni autre renseignement sensible qui ne soit pas nécessaire au service. • Fins : l'Exploitant n'utilise ces renseignements que pour fournir les Services à l'Organisation, selon ses instructions et les réglages qu'elle choisit, et pour en assurer la sécurité et le bon fonctionnement. Il ne les vend pas, n'en fait aucun usage publicitaire et ne les communique à personne, sauf à ses sous-traitants ou lorsque la loi l'exige. • Confidentialité et sécurité : seules les personnes autorisées par l'Exploitant qui en ont besoin y ont accès, et elles sont tenues à la confidentialité. Les mesures de sécurité sont décrites dans la politique de gouvernance (https://kalook.ca/gouvernance). • Sous-traitants : l'Exploitant fait appel aux sous-traitants énumérés dans la politique de confidentialité, liés par des ententes écrites qui protègent les renseignements. Certains sont situés hors du Québec; l'Exploitant évalue ces communications comme l'exige l'article 17 de la loi et en remet un résumé à l'Organisation qui le demande. Un nouveau sous-traitant est ajouté à cette liste avant de recevoir des renseignements. • Incidents de confidentialité : l'Exploitant avise l'Organisation sans délai de tout incident touchant ses renseignements. Il lui transmet ce qu'il sait pour qu'elle puisse évaluer le risque de préjudice et, s'il y a lieu, aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et il collabore à ces avis. • Demandes des personnes : l'Exploitant transmet sans délai à l'Organisation toute demande d'accès, de rectification ou de portabilité qu'il reçoit au sujet de ses renseignements, et l'aide à y répondre dans le délai de 30 jours prévu par la loi. • Conservation et fin du mandat : les renseignements sont conservés selon les réglages de l'Organisation (durées de conservation de KalooK-RDV et de KalooK-Salles). Au plus tard 90 jours après la fin de l'abonnement de l'Organisation, ou plus tôt à sa demande, l'Exploitant détruit ses renseignements, sauf les registres de facturation, conservés six ans comme l'exigent les lois fiscales. Avant cette destruction, l'Organisation peut demander une copie de ses renseignements. • Vérification : sur demande raisonnable, l'Exploitant fournit à l'Organisation l'information nécessaire pour vérifier le respect de la présente section (politiques, liste des sous-traitants, résumé des évaluations), et l'avise s'il ne peut plus la respecter. • Questions : la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l'Exploitant, à info@kalook.ca.

6. Utilisations interdites

Il est interdit d'utiliser l'Application pour : transmettre du contenu illégal, harcelant, diffamatoire ou frauduleux; tenter d'accéder sans autorisation à un compte, un sondage ou des données ne vous appartenant pas; perturber le fonctionnement de l'Application, notamment par l'envoi massif de requêtes ou de pourriel; ou contourner les mesures de sécurité, y compris les mécanismes de limitation d'abonnement.

7. Propriété intellectuelle

L'Application, son code, son apparence et sa marque appartiennent à l'Exploitant ou à ses concédants de licence. Vous conservez tous les droits sur le contenu que vous soumettez, mais vous accordez à l'Exploitant une licence limitée pour l'héberger, l'afficher et le transmettre aux personnes concernées, dans la seule mesure nécessaire à la fourniture du service.

8. Disponibilité et modifications du service

L'Exploitant s'efforce de maintenir l'Application accessible, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ou exempt d'erreurs. L'Exploitant peut modifier, suspendre ou cesser d'offrir tout ou partie de l'Application en tout temps, avec ou sans préavis.

9. Limitation de responsabilité

Dans toute la mesure permise par la loi, l'Exploitant ne pourra être tenu responsable des dommages indirects, accessoires ou consécutifs découlant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser l'Application, y compris la perte de données ou l'incapacité d'organiser ou de répondre à un sondage.

10. Résiliation

L'Exploitant peut suspendre ou résilier votre accès à l'Application en cas de violation des présentes Conditions. Vous pouvez supprimer votre compte en tout temps à partir des paramètres de votre compte; la suppression entraîne l'annulation immédiate de tout abonnement actif.

11. Modification des présentes conditions

Les présentes Conditions peuvent être modifiées de temps à autre. La version en vigueur est toujours accessible dans l'Application; votre utilisation continue de l'Application après une modification constitue votre acceptation des Conditions modifiées.

12. Droit applicable

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois du Canada applicables, sans égard aux principes de conflits de lois.

13. Nous joindre

Pour toute question concernant les présentes Conditions, écrivez-nous à info@kalook.ca.

Version française

Terms of use

Last updated: October 30, 2026

These terms of use (the "Terms") govern your use of the KalooK application (the "App"), operated by 9577-1002 Québec inc. (the "Operator"). By creating an account or using the App in any way, including responding to a poll without creating an account, you agree to be bound by these Terms. If you do not agree to these Terms, please do not use the App.

1. Description of the service

KalooK lets a user (the "organizer") create a poll to find a date, time, or preferred option (for example a venue or activity) among a group of people (the "respondents"). A respondent can vote on a poll without creating an account. Full access to poll-creation features is offered on a paid subscription basis. An organization can also subscribe for its members and use KalooK-RDV (appointment booking) and KalooK-Salles (room booking); section 5 then applies.

2. Eligibility and accounts

You must be 14 or older to create an account. A person under 14 may answer a poll only with the consent of a parent or guardian. By creating an account, you warrant that the information you provide (including your email address) is accurate, and you are responsible for keeping your password confidential and for any activity carried out from your account.

3. Content you share

You remain responsible for the content you submit in the App, including a poll's title, description, and location, its proposed dates and options, and the names and email addresses of the people you invite. By inviting someone to respond to a poll, you confirm that you have the right to share their contact details with the Operator for that purpose, and you agree not to submit content that is illegal, defamatory, misleading, or that infringes a third party's rights.

4. Subscription and payment

Creating polls is offered on a paid subscription basis, billed periodically through our payment processor, Stripe. The Operator does not store or directly process your payment card details. Unless stated otherwise at the time of purchase, your subscription renews automatically until cancelled. You may cancel your subscription at any time from your account; cancellation takes effect at the end of the period already paid for.

5. Organizations: processing information on their behalf

This section applies when an organization (business, non-profit or institution) subscribes for its members or uses KalooK-RDV or KalooK-Salles (the "Organization"). It is the written mandate required by section 18.3 of Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector. A contract signed with the Organization, if any, prevails in case of conflict. • Information covered: the personal information the Organization enters in the Services or has collected there, namely its members' names, emails and roles, invitations and membership requests, its email templates, KalooK-RDV registrations and appointments, and KalooK-Salles bookings. A member's personal account and the polls they create belong to them and remain governed by the rest of these Terms. The Organization's administrators see its members' first name, last name, email and membership status, but not their polls or contacts. • The Organization's responsibilities: it remains responsible for this information. It makes sure it has the right to collect it and to communicate it to us, informs the people concerned, and enters no health information or other sensitive information that the service does not need. • Purposes: the Operator uses this information only to provide the Services to the Organization, according to its instructions and the settings it chooses, and to keep them secure and working. It does not sell it, makes no advertising use of it, and communicates it to no one except its service providers or when the law requires it. • Confidentiality and security: only people authorized by the Operator who need it have access, and they are bound to confidentiality. Security measures are described in the governance policy (https://kalook.ca/gouvernance). • Service providers: the Operator relies on the service providers listed in the privacy policy, bound by written agreements that protect the information. Some are located outside Québec; the Operator assesses these communications as section 17 of the Act requires and gives a summary to the Organization on request. A new service provider is added to that list before it receives any information. • Confidentiality incidents: the Operator notifies the Organization without delay of any incident affecting its information. It passes on what it knows so the Organization can assess the risk of harm and, where required, notify the Commission d'accès à l'information and the people concerned, and it cooperates with these notices. • Requests from individuals: the Operator forwards to the Organization without delay any access, rectification or portability request it receives about the Organization's information, and helps it answer within the 30 days set by the Act. • Retention and end of the mandate: information is kept according to the Organization's settings (KalooK-RDV and KalooK-Salles retention periods). No later than 90 days after the Organization's subscription ends, or sooner at its request, the Operator destroys its information, except billing records, kept six years as tax laws require. Before that destruction, the Organization may ask for a copy of its information. • Verification: on reasonable request, the Operator gives the Organization the information it needs to verify compliance with this section (policies, list of service providers, summary of assessments), and notifies it if it can no longer comply. • Questions: the Operator's person in charge of the protection of personal information, at info@kalook.ca.

6. Prohibited uses

You may not use the App to: transmit illegal, harassing, defamatory, or fraudulent content; attempt to gain unauthorized access to an account, poll, or data that isn't yours; disrupt the App's operation, including by sending an excessive volume of requests or spam; or circumvent security measures, including subscription-limiting mechanisms.

7. Intellectual property

The App, its code, look and feel, and branding belong to the Operator or its licensors. You keep all rights to the content you submit, but you grant the Operator a limited license to host, display, and transmit it to the relevant people, only to the extent necessary to provide the service.

8. Availability and changes to the service

The Operator strives to keep the App available but does not guarantee uninterrupted or error-free operation. The Operator may modify, suspend, or discontinue all or part of the App at any time, with or without notice.

9. Limitation of liability

To the fullest extent permitted by law, the Operator will not be liable for indirect, incidental, or consequential damages arising from the use or inability to use the App, including data loss or the inability to organize or respond to a poll.

10. Termination

The Operator may suspend or terminate your access to the App if you violate these Terms. You may delete your account at any time from your account settings; deletion immediately cancels any active subscription.

11. Changes to these terms

These Terms may be updated from time to time. The current version is always available in the App; your continued use of the App after a change constitutes acceptance of the updated Terms.

12. Governing law

These Terms are governed by the laws of the Province of Québec and the applicable laws of Canada, without regard to conflict-of-law principles.

13. Contact us

For any question about these Terms, write to us at info@kalook.ca.