Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 7 novembre 2026

La présente politique explique quels renseignements personnels 9577-1002 Québec inc. (l'« Exploitant », « nous ») recueille par l'application KalooK (l'« Application »), KalooK-RDV, KalooK-Salles et le site kalook.ca, pourquoi et comment nous les utilisons, à qui nous les communiquons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modifiée par la Loi 25. Lorsque votre consentement est requis, nous vous le demandons de façon distincte, par exemple par une case à cocher à la création de votre compte.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels de 9577-1002 Québec inc., qui exploite l'Application, est son président. Elle veille au respect de la loi et de la présente politique. Pour toute question, demande d'accès, de rectification ou de portabilité, ou pour toute plainte relative à vos renseignements personnels, écrivez-lui à info@kalook.ca, en indiquant « Responsable de la protection des renseignements personnels » dans l'objet. Les règles qui encadrent notre gestion des renseignements personnels (rôles, conservation et destruction, incidents, traitement des demandes et des plaintes) sont décrites dans notre politique de gouvernance, publiée sur https://kalook.ca/gouvernance.

2. Renseignements personnels recueillis

Selon votre utilisation, nous recueillons : • Compte : votre prénom, votre nom, votre adresse courriel et votre mot de passe (conservé sous forme hachée), votre langue et vos préférences d'affichage (par exemple votre fuseau horaire), la confirmation que vous avez 14 ans ou plus, ainsi que la version des documents que vous avez acceptés et la date. Si vous vous connectez avec Google : votre nom, votre adresse courriel et l'identifiant de votre compte Google. • Sessions de connexion : l'adresse IP, le type d'appareil et de navigateur et le pays approximatif de chaque session, enregistrés par notre fournisseur d'authentification. • Sondages que vous créez : leur titre, leur description, leur lieu, les dates et options proposées et leurs réglages; les noms et adresses courriel des personnes que vous invitez; vos contacts, vos groupes de contacts et vos étiquettes. • Réponse à un sondage : le nom que vous inscrivez, vos choix et votre commentaire. Si vous répondez sans compte, un identifiant anonyme est créé et gardé dans votre navigateur, et votre adresse IP est enregistrée pour limiter les abus. • Zoom et Microsoft Teams, si vous connectez ces comptes : le jeton qui nous permet de créer des réunions dans votre compte et, pour Zoom, l'identifiant de votre compte Zoom. • Abonnement, paiements et dons : le forfait, le statut et les dates de votre abonnement, les montants payés et les dons, et l'identifiant client attribué par Stripe. Les données complètes de votre carte ne nous sont jamais transmises. • Organisations : le nom de l'organisation, votre rôle, les adresses courriel des membres invités, les demandes d'adhésion, les modèles de courriel, ainsi que les commandes et factures (avec le courriel de facturation). • Suggestions et sondage de fin d'essai : votre message, vos notes et commentaires et, si vous êtes connecté, votre adresse courriel. • Réservation d'un restaurant ou d'un terrain de golf par l'Application : votre nom, votre courriel et votre téléphone. • Journaux : les actions administratives effectuées sur les comptes (qui, quoi, quand) et, en cas d'erreur technique, l'identifiant de compte et la description de l'erreur. • Site kalook.ca : les renseignements que vous inscrivez dans un formulaire de demande (prénom, nom, organisation, téléphone, courriel, message). Les renseignements recueillis par KalooK-RDV et KalooK-Salles sont décrits à la section 9.

3. Finalités

Nous utilisons ces renseignements uniquement pour : • créer et gérer votre compte, vous authentifier et sécuriser vos sessions; • vous permettre de créer et de gérer des sondages, d'y répondre et d'en voir les résultats; • envoyer les invitations, rappels, confirmations et codes de connexion par courriel; • créer des réunions Zoom ou Teams et réserver un restaurant ou un terrain de golf, lorsque vous le demandez; • gérer votre abonnement, vos paiements et vos dons, et respecter nos obligations fiscales; • gérer les organisations, leurs membres et leurs commandes; • prévenir les abus et les robots, corriger les erreurs et assurer la sécurité des Services; • répondre à vos demandes et améliorer les Services à partir des suggestions et du sondage de fin d'essai. Nous ne vendons aucun renseignement personnel, n'en faisons aucun usage publicitaire, ne créons aucun profil à des fins de marketing et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Nous ne les utilisons à aucune autre fin sans votre consentement, sauf dans les cas prévus par la loi.

4. Consentement

À la création d'un compte, nous vous demandons d'accepter les conditions d'utilisation et, séparément, de consentir à la collecte décrite dans la présente politique. Nous conservons la version acceptée et la date. Si vous répondez à un sondage sans compte, un avis vous indique, avant que vous inscriviez votre nom, qui verra vos réponses et combien de temps elles sont conservées. Lorsque vous invitez une personne à un sondage ou l'ajoutez à vos contacts, vous devez avoir le droit de nous communiquer son nom et son adresse courriel à cette fin. Nous ne les utilisons que pour transmettre l'invitation et ses rappels, et le courriel reçu indique qui a fourni l'adresse. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, par exemple en déconnectant Zoom ou Teams, en retirant vos réponses à un sondage ou en supprimant votre compte. Ce retrait peut empêcher l'utilisation de certaines fonctionnalités.

5. Communication à des tiers et sous-traitants

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Dans l'Application, votre nom, vos réponses et votre commentaire à un sondage sont visibles par son organisateur seulement; les autres participants voient le nombre de réponses pour chaque créneau, sans les noms. Les administrateurs d'une organisation voient le prénom, le nom, le courriel et le statut de ses membres; ils n'ont accès ni à leurs sondages ni à leurs contacts. Pour exploiter l'Application, nous faisons appel aux fournisseurs suivants, qui ne peuvent utiliser vos renseignements qu'aux fins du mandat que nous leur confions : • Appwrite : hébergement de la base de données et de l'authentification, dans la région de Toronto, au Canada; • Cloudflare : hébergement des sites et de l'Application, de KalooK-RDV et de KalooK-Salles, protection contre les robots (Turnstile, qui analyse votre adresse IP et votre navigateur) et traduction automatique (Workers AI); réseau mondial; • Stripe : traitement des paiements; États-Unis; • Resend : envoi des courriels (invitations, rappels, confirmations, codes de connexion); États-Unis; • Sentry : signalement des erreurs techniques (identifiant de compte et description de l'erreur, sans adresse courriel ni adresse IP), conservés 30 jours; Union européenne (Allemagne), par une entreprise américaine; • Google : connexion avec un compte Google et, si vous choisissez ce moteur dans vos paramètres, traduction automatique (Google Cloud Translation); États-Unis. Si vous connectez votre compte Zoom ou Microsoft Teams, le titre, la description et l'heure du sondage sont transmis à Zoom ou à Microsoft (États-Unis) pour créer la réunion dans votre compte. Nous conservons dans notre base de données, au Canada, le jeton qui nous permet de créer ces réunions, jusqu'à ce que vous déconnectiez ce compte ou supprimiez votre compte KalooK. Si vous réservez un restaurant ou un terrain de golf par l'Application, votre nom, votre courriel et votre téléphone sont transmis au partenaire de réservation. Sur le site kalook.ca, les formulaires de demande nous parviennent par courriel, au moyen de Cloudflare et de Resend. Plusieurs de ces fournisseurs traitent des renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Conformément à l'article 17 de la Loi 25, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être complétée avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec; 9577-1002 Québec inc. s'engage à compléter cette évaluation et à conclure les ententes contractuelles requises avec ces sous-traitants.

6. Connexion de votre agenda Google ou Outlook

Si vous choisissez d'afficher votre agenda Google ou Outlook sur la grille des créneaux d'un sondage, l'Application vous demande, par l'intermédiaire de Google ou de Microsoft, une autorisation en lecture seule (Google : « calendar.calendarlist.readonly » et « calendar.events.readonly »; Microsoft : « Calendars.Read »). Données consultées : la liste de vos agendas (nom, couleur, agendas affichés) et, pour la semaine affichée, le titre, la date, l'heure de début et de fin, la disponibilité (occupé ou libre) et la couleur (Google) ou les catégories (Outlook) de vos événements; pour proposer vos catégories Outlook dans les paramètres, les catégories de vos événements des deux derniers mois et des six prochains mois sont aussi lues; Microsoft transmet aussi le nom et l'adresse courriel de votre compte. Utilisation : ces données servent uniquement à afficher vos propres événements, à vous seul et dans votre navigateur, à côté des créneaux proposés, pour vous aider à indiquer vos disponibilités. Elles ne sont jamais transmises à nos serveurs ni enregistrées par nous, ne sont pas communiquées à l'organisateur ni aux autres participants du sondage, ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires ou pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, et ne sont lues par aucun membre de notre équipe. L'Application ne crée, ne modifie ni ne supprime jamais d'événement. Conservation : les événements ne sont gardés qu'en mémoire le temps de l'affichage. Le jeton d'accès fourni par Google ou Microsoft ainsi que vos choix d'affichage sont conservés uniquement dans le stockage local de votre navigateur; ils disparaissent si vous effacez les données du site. Retrait : cliquez sur « Masquer mon agenda » pour arrêter l'affichage, et retirez l'accès à tout moment dans votre compte Google (myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft (account.live.com/consent/Manage pour un compte personnel, myapps.microsoft.com pour un compte professionnel ou scolaire). L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google par KalooK respectent la Règle relative aux données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). La connexion elle-même est régie par les politiques de confidentialité de Google et de Microsoft.

7. Témoins et stockage local

Nous n'utilisons aucun témoin (cookie) publicitaire ni outil de mesure d'audience, dans l'Application comme sur kalook.ca. L'Application garde dans votre navigateur seulement ce qui est nécessaire à son fonctionnement : • votre session de connexion (témoin ou stockage local de notre fournisseur d'authentification); • votre identifiant anonyme, si vous répondez à un sondage sans compte; • vos préférences (langue, fuseau horaire, affichage de l'agenda) et des indicateurs d'affichage (par exemple les nouveautés déjà vues); • le jeton d'accès à votre agenda Google ou Outlook, si vous l'affichez (voir la section 6), et des données temporaires pendant la connexion de Zoom ou de Teams ou la saisie d'un formulaire. Pour distinguer les personnes des robots, Cloudflare analyse sur nos pages, et sur certains formulaires au moyen de Turnstile, des caractéristiques de votre navigateur et votre adresse IP. Ces outils servent uniquement à la sécurité : ils ne vous suivent pas d'un site à l'autre et ne servent à créer aucun profil. Vous pouvez effacer ces données en tout temps dans les réglages de votre navigateur; vous serez alors déconnecté.

8. Traduction automatique

Si vous activez la traduction automatique d'un sondage que vous créez, son titre, sa description et son lieu sont envoyés à Cloudflare Workers AI ou, si vous choisissez ce moteur dans vos paramètres, à Google Cloud Translation, pour être traduits. Ces fournisseurs traitent le texte pour nous seulement, et nous ne conservons que la traduction obtenue, avec le sondage. Évitez d'inscrire des renseignements sensibles dans un texte à traduire.

9. KalooK-RDV et KalooK-Salles

KalooK-RDV (prise de rendez-vous) et KalooK-Salles (réservation de salles) sont utilisés par des organisations pour leurs clients et leurs membres. L'organisation qui les utilise est responsable des renseignements qu'elle y recueille; nous les traitons pour son compte, selon la section 5 des conditions d'utilisation. • KalooK-RDV : votre prénom, votre nom et votre courriel, et le rendez-vous choisi, transmis à l'organisation qui vous invite. Ces renseignements sont effacés automatiquement après le délai fixé par l'organisation, compté à partir de la fermeture de l'horaire et indiqué sur la page d'inscription. • KalooK-Salles : le nom et le courriel de la personne qui réserve, le titre, la description et le nombre de participants de la réservation, et les personnes invitées. Les réservations sont effacées automatiquement après la durée fixée par l'organisation (13 mois par défaut); si l'organisation cesse d'utiliser KalooK-Salles, son espace est détruit 90 jours plus tard. Pour exercer vos droits sur ces renseignements, adressez-vous à l'organisation, ou écrivez-nous et nous lui transmettrons votre demande.

10. Conservation et destruction

Nous ne conservons vos renseignements que le temps nécessaire aux fins décrites, puis nous les détruisons ou les anonymisons. Notre calendrier de conservation, appliqué automatiquement : • Compte : tant qu'il est utilisé. Un compte sans connexion depuis 23 mois reçoit un avis par courriel et, sans connexion dans les 30 jours qui suivent, il est supprimé. Un compte qui a un abonnement payant ou qui est membre actif d'une organisation n'est jamais supprimé pour cette raison. • Sondages et réponses : jusqu'à un an après la dernière date du sondage (dernier créneau, date de fermeture ou date limite). L'organisateur reçoit un avis par courriel 30 jours avant la suppression et peut garder un sondage un an de plus en le modifiant. Les réponses des participants sont supprimées avec le sondage. • Contacts, groupes de contacts et étiquettes : tant que le compte existe. • Suppression de votre compte, offerte en tout temps dans l'Application (Compte) : vos sondages, contacts, étiquettes, connexions Zoom ou Teams, suggestions et adhésions à une organisation sont détruits. Vos réponses aux sondages d'autres personnes y restent, mais sans votre nom ni votre commentaire. Vos campagnes KalooK-RDV sont aussi détruites, et les personnes qui avaient un rendez-vous à venir en sont avertis. Vos réservations KalooK-Salles à venir sont annulées; les passées restent dans l'historique de l'organisation, sans votre nom ni votre courriel, jusqu'à la fin de leur durée de conservation. • Identifiant anonyme d'un participant sans compte : supprimé après deux ans sans utilisation. • Adresses IP enregistrées pour limiter les abus : 24 heures. • Invitations à joindre une organisation qui n'ont pas été acceptées : un an. • Suggestions et sondage de fin d'essai : deux ans. • Demandes reçues par les formulaires du site kalook.ca : 12 mois après notre dernier échange. • Journal des actions administratives : deux ans. • Registres de facturation, de paiement et de dons : six ans, comme l'exigent les lois fiscales. • Zoom ou Teams : le jeton conservé est détruit dès que vous déconnectez ce compte. • KalooK-RDV et KalooK-Salles : voir la section 9. Les renseignements supprimés peuvent subsister jusqu'à 7 jours dans les copies de sauvegarde de notre hébergeur, au Canada, jusqu'à leur remplacement.

11. Mesures de sécurité et protection des données sensibles

Nous protégeons vos renseignements personnels contre l'accès, l'utilisation, la communication, la modification et la perte non autorisés, et en particulier les données sensibles que sont vos identifiants de connexion et les données d'agenda reçues de Google ou de Microsoft, par les mesures suivantes. Chiffrement en transit : toutes les communications entre votre navigateur, nos serveurs et les services de Google et de Microsoft passent par des connexions chiffrées HTTPS (TLS). Chiffrement au repos : notre base de données est hébergée chez Appwrite Cloud, au Canada, qui chiffre les données stockées sur ses serveurs. Mots de passe : ils ne sont jamais conservés en clair; notre fournisseur d'authentification les hache au moyen d'un algorithme à sens unique (Argon2). Données d'agenda Google et Microsoft : elles sont traitées exclusivement dans votre navigateur, ne sont jamais transmises à nos serveurs ni enregistrées dans notre base de données, et nous ne demandons que les autorisations en lecture seule strictement nécessaires à leur affichage; le jeton d'accès Google est de courte durée (environ une heure) et aucun jeton de rafraîchissement Google ne nous est remis. Contrôle d'accès : chaque enregistrement de notre base de données est protégé par des permissions qui en limitent l'accès à son propriétaire et aux personnes qu'il autorise; l'accès administratif à l'infrastructure est réservé aux personnes autorisées de 9577-1002 Québec inc., au moyen de comptes protégés par une authentification à deux facteurs. Paiements : les données de carte de paiement sont saisies et traitées directement par Stripe, certifié PCI DSS de niveau 1, et ne transitent jamais par nos serveurs. Incidents : en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, conformément à la Loi 25.

12. Vos droits

Vous avez le droit : • d'accéder à vos renseignements personnels et d'en obtenir une copie; • de les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques (vous pouvez modifier votre prénom, votre nom et votre courriel dans l'Application, à la page « Mon compte », et le nom sous lequel vous répondez à un sondage sur la page de ce sondage); • de recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de les faire transmettre à une personne que vous désignez (portabilité) : le bouton « Télécharger mes données » de la page « Mon compte » vous en remet une copie en JSON, et vos contacts en CSV; • de retirer votre consentement, et de faire supprimer votre compte en tout temps dans l'Application; • de nous demander de cesser de diffuser un renseignement vous concernant ou de désindexer un lien qui y donne accès, lorsque sa diffusion contrevient à la loi ou vous cause un préjudice; • d'être informé, au moment de la collecte, des fins et des moyens de cette collecte. Pour exercer ces droits, écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, à info@kalook.ca. Nous vérifions votre identité et répondons dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (https://www.cai.gouv.qc.ca).

13. Mineurs

Il faut avoir 14 ans ou plus pour créer un compte. Une personne de moins de 14 ans ne peut répondre à un sondage qu'avec le consentement d'un parent ou d'un tuteur; l'organisateur qui invite des personnes de moins de 14 ans doit obtenir ce consentement. Si vous apprenez qu'un enfant de moins de 14 ans nous a fourni des renseignements sans ce consentement, écrivez-nous et nous les supprimerons.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique. La version en vigueur et sa date sont toujours accessibles dans l'Application et sur https://kalook.ca/confidentialite. Avant qu'un changement important prenne effet, nous vous en informons dans l'Application et vous demandons de nouveau votre consentement à votre prochaine connexion. L'historique des modifications figure à la section 16.

15. Nous joindre

Pour toute question sur la présente politique ou sur vos renseignements personnels, écrivez à info@kalook.ca.

16. Historique des modifications

• 7 novembre 2026 : la section 7 précise que Cloudflare analyse votre navigateur et votre adresse IP sur toutes nos pages, et non seulement sur certains formulaires, pour distinguer les personnes des robots. • 4 novembre 2026 : la section 5 indique que Sentry traite les erreurs dans l'Union européenne et les conserve 30 jours; la section 10 précise que les sauvegardes de notre hébergeur, au Canada, gardent les renseignements supprimés jusqu'à 7 jours. • Du 29 octobre au 3 novembre 2026 (précisions sans nouvelle collecte) : qui voit vos réponses et ce que voient les administrateurs d'une organisation (section 5); formulaires du site transmis par Cloudflare et Resend plutôt que FormSubmit, et polices de caractères hébergées par nous plutôt que par Google Fonts (section 5); conservation de 12 mois des demandes reçues par le site (section 10); moyens d'exercer vos droits dans « Mon compte » et « Télécharger mes données » (section 12); personne responsable désignée par son titre (section 1). • 28 octobre 2026 : nouvelle politique, réécrite pour la Loi 25 (renseignements par catégorie, finalités, sous-traitants et lieux, conservation, droits). Votre consentement a été demandé de nouveau. • 13 octobre 2026 : version précédente.

Version française

Privacy Policy

Last updated: November 7, 2026

This policy explains what personal information 9577-1002 Québec inc. (the "Operator", "we") collects through the KalooK application (the "App"), KalooK-RDV, KalooK-Salles and the kalook.ca website, why and how we use it, to whom we communicate it, how long we keep it, and what your rights are, in accordance with Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector, as amended by Law 25. When your consent is required, we ask for it separately, for example with a checkbox when you create your account.

1. Person in charge of the protection of personal information

In accordance with section 3.1 of Law 25, the person in charge of the protection of personal information at 9577-1002 Québec inc., which operates the App, is its president. This person oversees compliance with the law and with this policy. For any question, any request for access, correction or portability, or any complaint about your personal information, write to info@kalook.ca with "Person in charge of the protection of personal information" in the subject line. The rules governing how we manage personal information (roles, retention and destruction, incidents, handling of requests and complaints) are set out in our governance policy, published at https://kalook.ca/gouvernance#en.

2. Personal information we collect

Depending on how you use the services, we collect: • Account: your first name, last name, email address and password (stored hashed), your language and display preferences (for example your time zone), confirmation that you are 14 or older, and the version of the documents you accepted with the date. If you sign in with Google: your name, email address and Google account identifier. • Sign-in sessions: the IP address, device and browser type, and approximate country of each session, recorded by our authentication provider. • Polls you create: their title, description, location, the dates and options offered and their settings; the names and email addresses of the people you invite; your contacts, contact groups and labels. • Answering a poll: the name you enter, your choices and your comment. If you answer without an account, an anonymous identifier is created and kept in your browser, and your IP address is recorded to limit abuse. • Zoom and Microsoft Teams, if you connect these accounts: the token that lets us create meetings in your account and, for Zoom, your Zoom account identifier. • Subscription, payments and donations: your plan, subscription status and dates, amounts paid and donations, and the customer identifier assigned by Stripe. Full card details are never sent to us. • Organizations: the organization's name, your role, the email addresses of invited members, membership requests, email templates, and orders and invoices (with the billing email). • Suggestions and end-of-trial survey: your message, ratings and comments and, if you are signed in, your email address. • Booking a restaurant or golf course through the App: your name, email and phone number. • Logs: administrative actions taken on accounts (who, what, when) and, when a technical error occurs, the account identifier and a description of the error. • kalook.ca website: the information you enter in a request form (first name, last name, organization, phone, email, message). Information collected by KalooK-RDV and KalooK-Salles is described in section 9.

3. Purposes

We use this information only to: • create and manage your account, authenticate you and secure your sessions; • let you create and manage polls, answer them and see their results; • send invitations, reminders, confirmations and sign-in codes by email; • create Zoom or Teams meetings and book a restaurant or golf course, when you ask us to; • manage your subscription, payments and donations, and meet our tax obligations; • manage organizations, their members and their orders; • prevent abuse and bots, fix errors and keep the services secure; • answer your requests and improve the services based on suggestions and the end-of-trial survey. We do not sell any personal information, make no advertising use of it, build no marketing profiles, and do not use it to train artificial intelligence models. We use it for no other purpose without your consent, except as the law provides.

4. Consent

When you create an account, we ask you to accept the terms of use and, separately, to consent to the collection described in this policy. We keep the version you accepted and the date. If you answer a poll without an account, a notice tells you, before you enter your name, who will see your answers and how long they are kept. When you invite someone to a poll or add them to your contacts, you must have the right to give us their name and email address for that purpose. We use them only to send the invitation and its reminders, and the email they receive says who provided the address. You may withdraw your consent at any time, for example by disconnecting Zoom or Teams, withdrawing your answers to a poll, or deleting your account. Withdrawing consent may prevent you from using some features.

5. Disclosure to third parties and service providers

We do not sell your personal information. In the App, your name, answers and comment on a poll are visible to its organizer only; other participants see how many answered each time slot, without names. An organization's administrators see its members' first name, last name, email and membership status; they have no access to their polls or contacts. To operate the App, we rely on the following service providers, which may use your information only for the mandate we give them: • Appwrite: database and authentication hosting, in the Toronto, Canada region; • Cloudflare: hosting of the websites and the App, KalooK-RDV and KalooK-Salles, bot protection (Turnstile, which analyzes your IP address and browser), and automatic translation (Workers AI); global network; • Stripe: payment processing; United States; • Resend: sending emails (invitations, reminders, confirmations, sign-in codes); United States; • Sentry: technical error reporting (account identifier and a description of the error, without email or IP address), kept 30 days; European Union (Germany), by a US company; • Google: signing in with a Google account and, if you choose this engine in your settings, automatic translation (Google Cloud Translation); United States. If you connect your Zoom or Microsoft Teams account, the poll's title, description and time are sent to Zoom or Microsoft (United States) to create the meeting in your account. We keep the token that lets us create these meetings in our database, in Canada, until you disconnect that account or delete your KalooK account. If you book a restaurant or a golf course through the App, your name, email and phone number are sent to the booking partner. On the kalook.ca website, request forms reach us by email, through Cloudflare and Resend. Several of these service providers process personal information outside Québec. In accordance with section 17 of Law 25, a privacy impact assessment must be completed before any personal information is disclosed outside Québec; 9577-1002 Québec inc. commits to completing that assessment and entering into the required contractual agreements with these service providers.

6. Connecting your Google or Outlook calendar

If you choose to show your Google or Outlook calendar on a poll's slot grid, the App asks you, through Google or Microsoft, for read-only permission (Google: "calendar.calendarlist.readonly" and "calendar.events.readonly"; Microsoft: "Calendars.Read"). Data accessed: the list of your calendars (name, color, which ones are shown) and, for the displayed week, the title, date, start and end time, availability (busy or free), and color (Google) or categories (Outlook) of your events; to list your Outlook categories in the settings, the categories of your events from the past two months and the next six months are also read; Microsoft also provides your account's name and email address. Use: this data is used solely to display your own events, to you alone and in your browser, next to the proposed slots, to help you indicate your availability. It is never sent to our servers or stored by us, is not shared with the poll organizer or other participants, is not sold or used for advertising or to train artificial intelligence models, and is not read by anyone on our team. The App never creates, modifies, or deletes events. Retention: events are kept in memory only while displayed. The access token issued by Google or Microsoft and your display choices are stored only in your browser's local storage; they are removed if you clear the site's data. Withdrawal: click "Hide my calendar" to stop the display, and revoke access at any time in your Google account (myaccount.google.com/permissions) or Microsoft account (account.live.com/consent/Manage for a personal account, myapps.microsoft.com for a work or school account). KalooK's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The connection itself is governed by Google's and Microsoft's privacy policies.

7. Cookies and local storage

We use no advertising cookies and no audience measurement tools, in the App or on kalook.ca. The App keeps in your browser only what it needs to work: • your sign-in session (a cookie or local storage from our authentication provider); • your anonymous identifier, if you answer a poll without an account; • your preferences (language, time zone, calendar display) and display markers (for example which news you have already seen); • the access token for your Google or Outlook calendar, if you display it (see section 6), and temporary data while connecting Zoom or Teams or filling in a form. To tell people from bots, Cloudflare analyzes characteristics of your browser and your IP address on our pages, and on some forms through Turnstile. These tools are used for security only: they do not track you across sites and are not used to build any profile. You can clear this data at any time in your browser's settings; you will then be signed out.

8. Automatic translation

If you turn on automatic translation for a poll you create, its title, description and location are sent to Cloudflare Workers AI or, if you choose that engine in your settings, to Google Cloud Translation, to be translated. These providers process the text only for us, and we keep only the resulting translation, with the poll. Avoid entering sensitive information in text to be translated.

9. KalooK-RDV and KalooK-Salles

KalooK-RDV (appointment booking) and KalooK-Salles (room booking) are used by organizations for their clients and members. The organization that uses them is responsible for the information it collects there; we process it on the organization's behalf, under section 5 of the terms of use. • KalooK-RDV: your first name, last name and email, and the appointment you choose, sent to the organization that invites you. This information is deleted automatically after the period the organization sets, counted from the closing of the schedule and shown on the registration page. • KalooK-Salles: the name and email of the person booking, the title, description and number of attendees of the booking, and the people invited. Bookings are deleted automatically after the period the organization sets (13 months by default); if the organization stops using KalooK-Salles, its space is destroyed 90 days later. To exercise your rights over this information, contact the organization, or write to us and we will forward your request.

10. Retention and destruction

We keep your information only as long as needed for the purposes described, then destroy or anonymize it. Our retention schedule, applied automatically: • Account: as long as it is used. An account with no sign-in for 23 months receives an email notice and, with no sign-in within the next 30 days, is deleted. An account with a paid subscription or an active organization membership is never deleted for this reason. • Polls and answers: up to one year after the poll's last date (last time slot, closing date or deadline). The organizer receives an email notice 30 days before deletion and can keep a poll one more year by changing it. Participants' answers are deleted with the poll. • Contacts, contact groups and labels: as long as the account exists. • Deleting your account, available at any time in the App (Account): your polls, contacts, labels, Zoom or Teams connections, suggestions and organization memberships are destroyed. Your answers to other people's polls stay there, but without your name or comment. Your KalooK-RDV campaigns are destroyed too, and the persons with an upcoming appointment are told. Your upcoming KalooK-Salles bookings are cancelled; past ones stay in the organization's history, without your name or email, until the end of their retention period. • Anonymous identifier of a participant without an account: deleted after two years without use. • IP addresses recorded to limit abuse: 24 hours. • Organization invitations that were not accepted: one year. • Suggestions and the end-of-trial survey: two years. • Requests received through the kalook.ca forms: 12 months after our last exchange. • Log of administrative actions: two years. • Billing, payment and donation records: six years, as tax laws require. • Zoom or Teams: the stored token is destroyed as soon as you disconnect that account. • KalooK-RDV and KalooK-Salles: see section 9. Deleted information may remain for up to 7 days in our host's backup copies, in Canada, until they are replaced.

11. Security measures and protection of sensitive data

We protect your personal information against unauthorized access, use, disclosure, modification, and loss, and in particular the sensitive data that are your sign-in credentials and the calendar data received from Google or Microsoft, through the following measures. Encryption in transit: all communications between your browser, our servers, and Google's and Microsoft's services go through encrypted HTTPS (TLS) connections. Encryption at rest: our database is hosted by Appwrite Cloud, in Canada, which encrypts the data stored on its servers. Passwords: they are never stored in plain text; our authentication provider hashes them with a one-way algorithm (Argon2). Google and Microsoft calendar data: it is processed exclusively in your browser, is never sent to our servers or stored in our database, and we request only the read-only permissions strictly needed to display it; the Google access token is short-lived (about one hour) and no Google refresh token is ever issued to us. Access control: every record in our database is protected by permissions that restrict access to its owner and the people they authorize; administrative access to the infrastructure is limited to authorized personnel of 9577-1002 Québec inc., using accounts protected by two-factor authentication. Payments: payment card details are entered and processed directly by Stripe, a PCI DSS Level 1 certified provider, and never pass through our servers. Incidents: in the event of a confidentiality incident presenting a risk of serious injury, we will notify the affected individuals and Québec's Commission d'accès à l'information, as required by Law 25.

12. Your rights

You have the right to: • access your personal information and obtain a copy; • have it corrected if it is inaccurate, incomplete or ambiguous (you can change your first name, last name and email in the App, on the “My account” page, and the name you answer a poll under on that poll's page); • receive the information you provided to us in a structured, commonly used technological format, or have it sent to a person you designate (portability): the “Download my data” button on the “My account” page gives you a copy in JSON, and your contacts in CSV; • withdraw your consent, and delete your account at any time in the App; • ask us to stop disseminating information about you or to de-index a link giving access to it, when its dissemination contravenes the law or causes you harm; • be informed, at the time of collection, of the purposes and means of that collection. To exercise these rights, write to the person in charge of the protection of personal information at info@kalook.ca. We verify your identity and answer within 30 days of receiving the request. If our answer does not satisfy you, you may file a complaint with the Commission d'accès à l'information du Québec (https://www.cai.gouv.qc.ca).

13. Minors

You must be 14 or older to create an account. A person under 14 may answer a poll only with the consent of a parent or guardian; an organizer who invites people under 14 must obtain that consent. If you learn that a child under 14 has given us information without that consent, write to us and we will delete it.

14. Changes to this policy

We may change this policy. The current version and its date are always available in the App and at https://kalook.ca/confidentialite#en. Before a significant change takes effect, we let you know in the App and ask for your consent again the next time you sign in. The history of changes is in section 16.

15. Contact us

For any question about this policy or your personal information, write to info@kalook.ca.

16. History of changes

• November 7, 2026: section 7 now states that Cloudflare analyzes your browser and IP address on all our pages, not only on some forms, to tell people from bots. • November 4, 2026: section 5 states that Sentry processes errors in the European Union and keeps them 30 days; section 10 states that our host's backups, in Canada, keep deleted information for up to 7 days. • October 29 to November 3, 2026 (clarifications, no new collection): who sees your answers and what an organization's administrators see (section 5); site forms sent through Cloudflare and Resend instead of FormSubmit, and fonts hosted by us instead of Google Fonts (section 5); site requests kept 12 months (section 10); how to exercise your rights from “My account” and “Download my data” (section 12); person in charge named by title (section 1). • October 28, 2026: new policy, rewritten for Law 25 (information by category, purposes, service providers and locations, retention, rights). Your consent was asked again. • October 13, 2026: previous version.