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Kalook for Zoom — User guide
Last updated: October 20, 2026
Kalook is a scheduling poll app: you propose time slots, participants vote, and you pick the best one. The Zoom integration lets a poll owner create a Zoom meeting for the chosen slot in one click, hosted on their own Zoom account. The meeting link is added to the poll's location and a calendar invitation (.ics) is emailed to the participants you select. This guide explains how to add, use, and remove the integration, and what happens to your data when you remove it.
1. Prerequisites
• A Kalook account (sign up at https://app.kalook.ca) with access to the Pro features.
• A Zoom account (any plan) allowed to schedule meetings.
• The Kalook web app (https://app.kalook.ca) — the Zoom integration is not available in the mobile apps.
2. Adding the app
You can add the integration from Kalook or from the Zoom App Marketplace.
From Kalook:
1. Sign in to https://app.kalook.ca.
2. Open the account menu and choose Settings.
3. In the Zoom section, click "Connect my Zoom account".
4. Sign in to Zoom if asked, review the requested permissions, and click Allow.
5. You are brought back to Kalook's Settings, which now show "Zoom account connected."
You can also start the connection from a poll's results, the first time you click "Create a Zoom meeting".
From the Zoom App Marketplace:
1. Sign in to https://marketplace.zoom.us and search for Kalook.
2. Click Add, review the requested permissions, and click Allow.
3. Zoom sends you to Kalook. Sign in to your Kalook account if asked; Settings then show "Zoom account connected."
3. Permissions and data
Kalook requests these Zoom permissions (scopes):
• user:read:user — to read your Zoom user ID, which identifies your Zoom account.
• meeting:write:meeting — to create a meeting on your Zoom account.
• meeting:read:meeting and meeting:update:meeting — to look up and reschedule the meeting Kalook created for a poll.
Kalook stores only an OAuth refresh token and your Zoom user ID, on its servers, never in your browser. It does not read your other meetings, recordings, chats, or contacts. The meetings it creates use your poll's title as the topic and its description as the agenda. See our privacy policy: https://kalook.ca/confidentialite.html.
4. Using the app
1. Create a poll with time slots and collect your participants' votes.
2. On the poll's results, pick the slot you want and click "Create a Zoom meeting".
3. Check the participants who should receive the invitation, then click "Create the meeting and send the invite".
4. Kalook creates the meeting on your Zoom account, adds its join link to the poll's location, and emails a calendar invitation (.ics) to the checked participants.
To change the time, click "Move the Zoom meeting here" on another slot: the same meeting (same link) is moved, and an updated invitation is sent. If the meeting was deleted in Zoom in the meantime, a new one is created.
5. Removing the app
You can remove the integration in either of two ways:
• From Kalook: open Settings and click "Disconnect Zoom". Kalook revokes its token with Zoom and deletes the stored connection.
• From Zoom: sign in to the Zoom App Marketplace (https://marketplace.zoom.us), click Manage, then Added Apps, find Kalook and click Remove.
You can reconnect at any time by following section 2.
6. What happens to your data after removal
When you remove Kalook from your Zoom account, Zoom sends Kalook an app deauthorization notification (app_deauthorized). Kalook then immediately and permanently deletes the OAuth refresh token and the Zoom user ID stored for your account. Disconnecting from Kalook's Settings deletes the same data.
After removal, Kalook keeps no Zoom token or Zoom user ID for your account and can no longer access your Zoom account. Meetings already created stay in your Zoom account, and their links stay in your polls, until you delete them yourself.
7. Troubleshooting
• "Connecting to Zoom didn't go through": start the connection again from Settings, in the same browser, within 15 minutes.
• If Kalook can no longer reach your Zoom account (access removed from Zoom, or unused for 90 days), it asks you to connect again the next time you create a meeting.
English version
Kalook pour Zoom — Guide d'utilisation
Dernière mise à jour : 20 octobre 2026
Kalook est une application de sondage de disponibilités : vous proposez des créneaux, les participants votent et vous choisissez le meilleur. L'intégration Zoom permet au propriétaire d'un sondage de créer en un clic une réunion Zoom pour le créneau retenu, sur son propre compte Zoom. Le lien de la réunion est ajouté au lieu du sondage et une invitation calendrier (.ics) est envoyée par courriel aux participants que vous cochez. Ce guide explique comment ajouter, utiliser et retirer l'intégration, et ce qu'il advient de vos données après le retrait.
1. Prérequis
• Un compte Kalook (inscription sur https://app.kalook.ca) avec accès aux fonctionnalités Pro.
• Un compte Zoom (tout forfait) autorisé à planifier des réunions.
• L'application web Kalook (https://app.kalook.ca) — l'intégration Zoom n'est pas offerte dans les applications mobiles.
2. Ajouter l'application
Vous pouvez ajouter l'intégration depuis Kalook ou depuis le Zoom App Marketplace.
Depuis Kalook :
1. Connectez-vous sur https://app.kalook.ca.
2. Ouvrez le menu du compte et choisissez Paramètres.
3. Dans la section Zoom, cliquez sur « Connecter mon compte Zoom ».
4. Connectez-vous à Zoom au besoin, vérifiez les autorisations demandées et cliquez sur Autoriser.
5. Vous revenez aux Paramètres de Kalook, qui affichent « Compte Zoom connecté. »
Vous pouvez aussi lancer la connexion depuis les résultats d'un sondage, la première fois que vous cliquez sur « Créer une réunion Zoom ».
Depuis le Zoom App Marketplace :
1. Connectez-vous sur https://marketplace.zoom.us et cherchez Kalook.
2. Cliquez sur Add (Ajouter), vérifiez les autorisations demandées et cliquez sur Allow (Autoriser).
3. Zoom vous renvoie vers Kalook. Connectez-vous à votre compte Kalook au besoin; les Paramètres affichent ensuite « Compte Zoom connecté. »
3. Autorisations et données
Kalook demande ces autorisations Zoom (scopes) :
• user:read:user — pour lire votre identifiant d'utilisateur Zoom, qui identifie votre compte Zoom.
• meeting:write:meeting — pour créer une réunion sur votre compte Zoom.
• meeting:read:meeting et meeting:update:meeting — pour retrouver et déplacer la réunion que Kalook a créée pour un sondage.
Kalook conserve seulement un jeton d'actualisation OAuth et votre identifiant d'utilisateur Zoom, sur ses serveurs, jamais dans votre navigateur. Il ne lit ni vos autres réunions, ni vos enregistrements, clavardages ou contacts. Les réunions créées prennent le titre du sondage comme sujet et sa description comme ordre du jour. Voir notre politique de confidentialité : https://kalook.ca/confidentialite.html.
4. Utiliser l'application
1. Créez un sondage avec des créneaux et recueillez les votes des participants.
2. Dans les résultats du sondage, choisissez le créneau voulu et cliquez sur « Créer une réunion Zoom ».
3. Cochez les participants qui doivent recevoir l'invitation, puis cliquez sur « Créer la réunion et envoyer l'invitation ».
4. Kalook crée la réunion sur votre compte Zoom, ajoute son lien au lieu du sondage et envoie une invitation calendrier (.ics) par courriel aux participants cochés.
Pour changer l'heure, cliquez sur « Déplacer la réunion Zoom ici » sur un autre créneau : la même réunion (même lien) est déplacée et une invitation mise à jour est envoyée. Si la réunion a été supprimée dans Zoom entre-temps, une nouvelle est créée.
5. Retirer l'application
Vous pouvez retirer l'intégration de deux façons :
• Depuis Kalook : ouvrez Paramètres et cliquez sur « Déconnecter Zoom ». Kalook révoque son jeton auprès de Zoom et supprime la connexion enregistrée.
• Depuis Zoom : connectez-vous au Zoom App Marketplace (https://marketplace.zoom.us), cliquez sur Manage, puis Added Apps, trouvez Kalook et cliquez sur Remove.
Vous pouvez vous reconnecter en tout temps en suivant la section 2.
6. Vos données après le retrait
Lorsque vous retirez Kalook de votre compte Zoom, Zoom envoie à Kalook un avis de retrait d'autorisation (app_deauthorized). Kalook supprime alors immédiatement et définitivement le jeton d'actualisation OAuth et l'identifiant d'utilisateur Zoom conservés pour votre compte. La déconnexion depuis les Paramètres de Kalook supprime les mêmes données.
Après le retrait, Kalook ne conserve aucun jeton ni identifiant Zoom pour votre compte et ne peut plus accéder à votre compte Zoom. Les réunions déjà créées restent dans votre compte Zoom, et leurs liens dans vos sondages, jusqu'à ce que vous les supprimiez vous-même.
7. Dépannage
• « La connexion à Zoom n'a pas abouti » : relancez la connexion depuis Paramètres, dans le même navigateur, en moins de 15 minutes.
• Si Kalook ne peut plus joindre votre compte Zoom (accès retiré dans Zoom ou inutilisé depuis 90 jours), il vous demande de vous reconnecter à la prochaine création de réunion.